Integrasi

Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi Proyek

Mencakup pekerjaan untuk mengoordinasikan semua area pengetahuan yang lain sepanjang siklus hidup proyek.

9 Knowlegde Areas

Kunci sukses proyek:
Manajemen Integrasi Proyek yang Baik

Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge areas selama siklus hidup proyek

Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah dlm melihat “big picture” dan ingin fokus ke banyak detail

Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi software

Proses Manajemen Integrasi Proyek

Membuat project charter: bekerja sama dgn stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan proyek

Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek

Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek

Proses Manajemen Integrasi Proyek

Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan renc manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya

Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek

Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional

Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek

Rencana Strategis dan Seleksi Proyek

Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru

Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT

           Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats

Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:

-Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial

-Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)

-Memformalkan proyek dgn membuat project charter

Mengidentifikasi Proyek-proyek Potensial

Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT

Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT dgn strategi bisnis

Proses Perencanaan IT

Metode Seleksi Proyek

Metode utk seleksi proyek mencakup:

•                     Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas

•                     Membuat kategori proyek-proyek IT

•                     Melakukan net present value atau analisis finansial yg lain

•                     Menggunakan model penilaian dengan pembobotan

•                     Menggunakan penilaian berimbang

Fokus pd kebutuhan organisasi

Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb mpy nilai yg tinggi

Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:

Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkan

Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsb

Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb sukses

Kategorisasi Proyek IT

Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek memberikan respon pd:

Problem atau masalah

Peluang

Pengarahan (directive)

Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyek

Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr keseluruhan

Analisis Finansial Proyek

Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek penting dlm proses seleksi proyek

Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek:

Analisis NPV (Net Present Value)

ROI (Return on Investment)

Analisis payback

Analisis Net Present Value

1000 rupiah sekarang lebih berharga dibandingkan dengan 1000 rupiah lima tahun lagi

Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa mendatang

Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai finansial mrpk kriteria utama

Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

Analisis Net Present Value

Present Value (PV)

Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan didapat pada tahun mendatang

Net Present Value (NPV)

Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per thn

Discount Rate

Bilangan yang dipergunakan untuk mendiscount penerimaan yang akan didapat pada tahun mendatang menjadi nilai sekarang.

Discount rate dapat dilihat dari tabel discount rate yang telah ditentukan oleh tingkat suku bunga (i) dan tahun (t)

Analisis Net Present Value

Untuk menghitung discount rate :

Rumus :

           

            d = discount rate

            i  = interest rate

     t = tahun

Cont: discount rate pada tahun ke-5 dengan interest rate 10% = 0.621

Analisis Net Present Value

Metode Nilai sekarang bersih :

Metode ini memperhatikan nilai waktu dari uang, menggunakan suku bunga diskonto yg akan mempengaruhi  proceed atau arus dari uangnya.

Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap tiap tahun yg dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingakt bunga diskonto.

   Rumus :

      NPV  = - nilai proyek +  Proceed1/ ( 1 + i ) Ù 1  +  Proceed2 / ( 1 + i ) Ù2

                     + ……  Proceed n / ( 1+i )  2  .

Keterangan :

                       NPV =  net present value

                           i    =   tingkat bunga diskonto diperhitungkan

                           n   =   umur proyek investasi

              bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti invest menguntungkan  dan dapat diterima.

Soal contoh :

  Umur investasi  adalah  4  tahun

   nilai investasi    adalah   Rp  173.000.000,-

        Proceed tahun ke 1  :  Rp 55.800.000,-

        Proceed tahun ke 2  :   Rp 74.500.000,-

        Proceed tahun ke 3  :   Rp. 97.200.000,-

        Proceed tahun ke 4  :    Rp. 108.845.000 ,-

Hitunglah  besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskonto yg diperhitung

Kan 18 % per annum. Besarnya NPV adalah :

  NPV  =  -173.000.000 +    55.800.000 / ( 1 + 0,18) Ù 1 

                                        +   74.500.000/ (1+0,18) 2  +  97.200.000/ (1+0,18) 3

                                        +   108.450.000 / ( 1 + 0,18 )  4

                   

            =   -173.000.000 + 215.889.098,6

            =   Rp 42.889.098,6

Soal contoh :

  Umur investasi  adalah  3 tahun

   nilai investasi    adalah   Rp  180.000.000,-

        Proceed tahun ke 1  :  Rp 54.800.000,-

        Proceed tahun ke 2  :   Rp 64.500.000,-

        Proceed tahun ke 3  :   Rp. 99.200.000,-

     

Hitunglah  besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskonto yg diperhitung

Kan 19 % per annum. Besarnya NPV adalah :

  NPV  =  -180.000.000 +    54.800.000 / ( 1 + 0,19) Ù 1 

                                   + 64.500.000/ (1+0,19) Ù2 

                              +  99.200.000/ (1+0,19) Ù3

            =   -180.000.000 + 150.464.900

               =  29.535.100

(Return on Investment)
ROI

ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari keuntungan kmd dibagi dgn biaya

           ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyek

Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik

Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yg akan didanainya

IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn membuat NPV = nol

Contoh Pengukuran ROI

PT. XYZ yang bergerak dibidang jasa perbankan akan mengadakan suatu pelatihan baga para customer service dengan durasi pelatihan selama 48 jam, jumlah perserta 50 orang dan jangka waktu perhitungan keuntungan adalah 12 bulan.

Analisis Payback

Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek

Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan biaya adl lebih besar daripada nol

Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT mpy periode payback yg cukup pendek

METODE  PENGEMBALIAN INVESTASI

    ( Return on Investment)

Untuk mengukur prosentase manfaat yg dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkannya. ROI  dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus  :

   

           ROI =  Total manfaat – total biaya / total biaya.

Contoh   :

                  manfaat tahun ke 1  = Rp 68.000.000,-

                  manfaat tahun ke 2  = Rp 88.000.000,-

                  manfaat tahun ke 3  = Rp 113.000.000,-

                  manfaat tahun ke 4  = Rp 125.500.000,-

                                                         ____________________  +

                    Total manfaat        =   Rp 394.500.000,-

Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah :

    biaya tahun ke 0  =  Rp 173.000.000,-

    biaya tahun ke 1  =  Rp    12.200.000,-

    biaya tahun ke 2  =  Rp     13.500.000,-

    biaya tahun ke 3  =  Rp      15.800.000,-

    biaya tahun ke 4  =  Rp       17.050.000,-

                                      ___________________  +

    Total biaya               Rp    231.550.000,-

   ROI  =  (394.500.000 – 231.550.000 /  231.550.000) * 100 % = 70,373 %

Suatu proyek investasi yg mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah proyek yg dapat diterima. ROI sebesar 70,373% = 0,70373 , maka proyek diterima karena memberikan keuntungan sebesar 70,373 % dari biaya investasi.

Contoh Grafik Periode Payback

Model Weighted Scoring

Model weighted scoring adl tools yg menyediakan proses sistematis utk memilih proyek berdasar bbrp kriteria

Langkah-langkah dalam identifikasi:

Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi

Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg totalnya 100%

Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap proyek

Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor total

Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik

Contoh Model Weighted Scoring

Implementasi Balanced Scorecard

Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen proyek yg selaras dgn strategi bisnis

Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang terukur (defined metrics)

Akses www.balancedscorecard.org

Project Charter

Project charter adl dokumen yg scr formal memperkenalkan eksistensi (keberadaan) suatu proyek serta menentukan arah dan manajemen proyek

Para stakeholder kunci hrs menandatangai project charter shg mengetahui perjanjian terkait kebutuhan dan tujuan proyek

Project charter yg telah ditandatangani mrpk keluaran pokok manajemen integrasi proyek

Pernyataan Lingkup Awal

Pernyataan lingkup adl dokumen yg digunakan utk membuat dan memastikan pengertian lingkup proyek

Adl sangat penting utk mencegah scope creep yaitu suatu kecenderungan lingkup proyek yg semakin membesar

Biasanya dibuat pernyataan lingkup awal selama inisiasi proyek dan kemudian membuat detail lingkupnya sejalan dgn perkembangan proyek

Isi Pernyataan Lingkup Awal

Tujuan proyek

Karakteristik dan ketentuan produk atau jasa

Batasan proyek

Deliverables (hasil setiap tahap dlm proyek)

Kriteria produk yg diterima

Asumsi dan hal-hal yg menjadi rintangan proyek

Struktur organisasi proyek

Daftar resiko awal

Ringkasan jadwal proyek

Gambaran kasar besarnya estimasi biaya

Konfigurasi manajemen yg dikehendaki

Deskripsi persetujuan yg dikehendaki

Rencana Manajemen Proyek

Rencana manajemen proyek adl dokumen yg digunakan utk mengkoordinasi seluruh dokumen perencanaan proyek dan utk membantu dalam memandu pelaksanaan dan pengendalian proyek

Rencana-rencana yg dibuat dalam knowledge area yg lain mrpk bagian dari rencana manajemen proyek scr keseluruhan

Sifat-sifat Rencana Proyek

Proyek adl unik shg rencananya jg unik

Rencana proyek hrs

Dinamis

Fleksibel

Diperbaharui sejalan dgn perubahan yg terjadi

Rencana proyek akan memandu eksekusi proyek krn akan membantu manajer proyek dlm memimpin tim dan jg dlm hal mengetahui status proyek

Elemen-elemen Umum Rencana Manajemen Proyek

Pendahuluan atau gambaran umum proyek

Deskripsi bgmn proyek akan diorganisasikan

Proses-proses manajemen dan teknis yg akan digunakan

Pekerjaan yg akan dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran

Analisis Stakeholder

Analisis stakeholder adl dokumen penting mengenai informasi ttg stakeholder (bahkan kadang mrpk informasi yg sensitif), misalnya ttg:

Nama dan organisasi stakeholder

Peran stakeholder dlm proyek

Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder

Tingkat pengaruh stakeholder pd proyek

Ketertarikan stakeholder pd proyek

Saran-saran utk membina hubungan dengan setiap stakeholder

Contoh Analisis Stakeholder

Contoh Analisis Stakeholder

Eksekusi Proyek

Eksekusi proyek mencakup pengaturan dan pelaksanaan pekerjaan yg telah dideskripsikan dlm rencana manajemen proyek

Sebagian besar waktu dan biaya biasanya digunakan dlm proses ini

Wilayah penerapan (aplikasi) proyek berpengaruh scr langsung pd pelaksanaan proyek krn produk proyek dihasilkan selama pelaksanaan proyek

Koordinasi Perencanaan dan Pelaksanaan

Perencanaan dan pelaksanaan proyek mrpk dua hal yg sangat berkaitan dan tdk dpt dipisahkan

Pihak-pihak yg akan mengerjakan pekerjaan hrs membantu membuat rencana

Manajer proyek hrs memperoleh input dari tim proyek utk dpt membuat rencana yg realistis

Kepemimpinan dan Budaya yang Mendukung

Manajer proyek hrs memimpin dgn contoh yg memperlihatkan bgmn pentingnya membuat rencana yg baik kmd melaksanakan pekerjaan sesuai rencana tsb

Budaya organisasi dpt membantu pelaksanaan proyek dgn cara:

Menyediakan panduan

Tracking kinerja berdasarkan rencana

Manajer proyek mungkin hrs “melanggar aturan” utk mencapai tujuan, manajer senior hrs mendukung jika mmg hal ini terpaksa dilakukan

Skills Penting utk Pelaksanaan Proyek

Skills manajemen scr umum spt:

Kepemimpinan

Komunikasi

Skills politis

Pengetahuan dan skills dlm hal produk, bisnis, dan wilayah aplikasi

Menggunakan tools dan teknik khusus

Tools dan Teknik Pelaksanaan Proyek

Metodologi manajemen proyek. Para manajer proyek yg tlh berpengalaman percaya bhw cara yg plg efektif utk memperbaiki manajemen proyek adl dgn mengikuti metodologi yg menggambarkan apa yg hrs dilakukan dlm menjalankan proyek dan bgmn cara melakukannya

Sistem informasi manajemen proyek. Ratusan produk perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran bahkan yg dpt di akses via internet

Memantau dan Mengendalikan Pekerjaan Proyek

Perubahan adl suatu hal yg pasti dlm proyek shg sangat penting utk membuat dan mengikuti proses utk memantau dan mengendalikan perubahan tsb

Memantau pekerjaan proyek mencakup mengumpulkan, mengukur, dan menyebar-luaskan informasi kinerjanya

Dua keluaran penting dr proses pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek mencakup rekomendasi tindakan koreksi dan tindakan prevenntif

Kendali Perubahan Terintegrasi

Tujuan:

Mempengaruhi faktor-faktor yg menyebabkan perubahan utk memastikan perubahan tsb menguntungkan

Memastikan bahwa perubahan mmg terjadi

Mengatur perubahan itu sendiri

Sebuah baseline adl rencana manajemen proyek yg telah disetujui ditambah dgn perubahan-perubahan yg juga telah disetujui

Kendali Perubahan pd Proyek IT

Pandangan kuno: Tim proyek hrs berusaha keras utk melakukan pekerjaan tepat spt rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaran

Permasalahan: Stakeholder jarang sekali menyetujui scr langsung mengenai lingkup proyeknya, estimasi waktu dan biaya tdk akurat

Pandangan modern: Manajemen proyek mrpk suatu proses komunikasi dan negosiasi scr berkelanjutan

Penyelesaian: Perubahan seringkali menguntungkan, dan tim proyek hrs merencanakannya

Sistem Kendali Perubahan

Sebuah proses yang terdokumentasi scr formal yg menggambarkan kapan dan bgmn dokumen-dokumen dan pekerjaan proyek berubah

Mendiskripsikan siapa yg berwenang utk membuat perubahan dan bgmn caranya

Change Control Boards (CCBs)

Sekelompok orang yg scr formal bertanggung jawab utk menyetujui atau menolak perubahan dlm suatu proyek

CCBs menyediakan panduan utk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengatur implementasi dari perubahan yg telah disetujui

CCBs mencakup stakeholder dari seluruh organisasi

Change Control Boards (CCBs)

CCBs dpt melakukan pertemuan, jika CCBs jarang melakukan pertemuan maka perubahan dpt memakan waktu yg lama

Peraturan lain yg biasa digunakan:

Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan utk perubahan dan mpy wkt 48 jam utk mdptkan persetujuan dr manajemen tertinggi.

Aturan lain mendelegasikan perubahan kpd level manajemen paling bawah

Menutup Proyek

Utk menutup proyek mk semua aktivitas hrs diselesaikan, mentransfer pekerjaan (baik yg terselesaikan maupun yg dibatalkan) kpd pihak yg sesuai atau berwenang

Keluaran meliputi:

Prosedur penutupan scr administrasi

Prosedur kontrak penutupan

Produk atau jasa akhir atau hasil akhir

Update asset organisasi

Menggunakan Software dlm Manajemen Integrasi Proyek

Bbrp tipe sofware yg dpt digunakan:

Word processing utk membuat dokumen

Presentation software utk membuat presentasi

Spreadsheets atau databases

Communication software utk memfasilitasi komunikasi misalnya mll email

Project manajemen software

The end…